Términos para Negocios

Bellini José Cahuana Torres, persona natural con domicilio en Barranquilla, Colombia, que opera la plataforma GroomApp (“GroomApp”), y la persona natural o jurídica que registra un negocio en la plataforma (el “Negocio”).

El Negocio acepta estos Términos al registrarse, al marcar la casilla de aceptación, al aceptarlos en su panel o al seguir usando el servicio después de que le notifiquemos un cambio. La aceptación electrónica tiene plena validez (Ley 527 de 1999). Quien acepta declara que tiene facultades para obligar al Negocio. Forman parte de este contrato la Política de Privacidad y el acuerdo de tratamiento de datos de la sección 10.

GroomApp es un software en la nube que el Negocio usa para gestionar su agenda, recibir reservas, comunicarse con sus clientes, cobrar, llevar inventario, caja e historias clínicas, y aparecer en el directorio de GroomApp. Frente a los clientes, GroomApp actúa como portal de contacto en los términos del artículo 53 de la Ley 1480 de 2011.

GroomApp no presta servicios de peluquería, veterinaria, guardería, hotel, adiestramiento ni ningún otro servicio a mascotas; no fija los precios del Negocio, no supervisa la ejecución de sus servicios, no recibe el dinero que pagan sus clientes y no es empleador, socio, agente ni representante del Negocio ni de su personal.

• El Negocio debe registrar información veraz y mantenerla actualizada: nombre o razón social, NIT o cédula, dirección física, teléfono y correo.
• El Negocio autoriza a GroomApp a entregar esa información a los clientes que presenten una queja o reclamo y a las autoridades que la soliciten, como lo exige el artículo 53 de la Ley 1480 de 2011.
• GroomApp puede verificar la información, pedir soportes y rechazar, ocultar del directorio o suspender un Negocio cuya información sea falsa o incompleta.

El Negocio es el único responsable de los servicios que presta y, en particular, de:

• La calidad, seguridad e idoneidad de sus servicios y el cuidado de las mascotas a su cargo, incluidas lesiones, enfermedades, contagios, pérdidas, fugas o muerte de animales, y daños a personas o bienes.
• Contar con todos los permisos, licencias y registros que exige su actividad (registro mercantil, RUT, uso de suelo, conceptos sanitarios y de bomberos, registro y tarjeta profesional de sus médicos veterinarios, y las pólizas que le sean exigibles).
• Cumplir las normas de bienestar y protección animal (Ley 84 de 1989 y Ley 1774 de 2016), de protección al consumidor (Ley 1480 de 2011: información, precios, garantías, retracto, reversión de pagos y atención de peticiones, quejas y reclamos) y las tributarias, incluida la facturación a sus propios clientes.
• Las historias clínicas, diagnósticos, fórmulas y demás actos profesionales: su contenido, firma, custodia y conservación son responsabilidad del profesional y del Negocio según la regulación veterinaria. GroomApp solo provee la herramienta.
• Sus relaciones laborales y contractuales con su personal y profesionales. GroomApp no tiene ningún vínculo con ellos.
• Los precios, promociones, políticas de cancelación y contenidos que publica (textos, fotos, logos), sobre los cuales declara tener los derechos necesarios.
• Los mensajes que envía a sus clientes por WhatsApp, correo u otros medios, que deben cumplir las políticas de Meta y la Ley 2300 de 2023.
• Las cuentas de su equipo: el Negocio controla a quién invita, cuida sus credenciales y responde por lo que hagan sus usuarios en la plataforma.

Está prohibido usar GroomApp para:

• Actividades ilegales, fraude, maltrato animal o engaño a los clientes.
• Publicar reseñas falsas o manipular calificaciones.
• Registrar como no realizados servicios que sí se prestaron, o borrar o alterar citas, para no pagar la tarifa por servicio.
• Extraer, copiar o usar los datos de clientes para fines distintos de atender a esos clientes, revender el acceso, hacer ingeniería inversa, cargar código malicioso o intentar vulnerar la seguridad de la plataforma.

El Negocio mantendrá indemne a GroomApp, a su operador y a sus colaboradores frente a cualquier reclamación, queja, demanda, denuncia, investigación, sanción o multa, y les reembolsará los daños, condenas, costos y honorarios razonables de abogados que se deriven de: (a) los servicios prestados por el Negocio o su personal; (b) el incumplimiento de estos Términos o de la ley; (c) el tratamiento de datos personales que el Negocio hace como responsable; o (d) los contenidos que publica.

Si GroomApp es vinculado a un proceso por esas causas, puede llamar en garantía al Negocio, y el Negocio deberá colaborar con la defensa y pagar lo que corresponda dentro de los 10 días siguientes a la solicitud.

6.1 Prueba gratis. El Negocio puede probar GroomApp sin costo durante el periodo de prueba que se le indique (hoy, 14 días) sin registrar tarjeta. Al terminar, si no elige un plan, la cuenta queda suspendida. La prueba nunca se cobra.

6.2 Qué se cobra. Desde que el Negocio pasa a un plan pago, GroomApp cobra cada mes:

• La suscripción del plan elegido.
• Los módulos adicionales activos y las sedes adicionales.
• Una tarifa por servicio completado: un valor fijo por cada reserva que el Negocio marque como completada (entregada) en el periodo, según la categoría del servicio. Una reserva paga una sola tarifa, la de su categoría más alta. Las estadías (guardería u hotel) se cuentan en el mes de su último día. A la fecha de esta versión la tarifa es de $500 por servicio en todas las categorías.

Los valores vigentes son los publicados en la página de precios o los acordados por escrito con el Negocio. Los descuentos o promociones que GroomApp conceda son temporales y no modifican estos Términos.

6.3 Impuestos. Los valores están en pesos colombianos y no incluyen impuestos. Si GroomApp está o llega a estar obligado a cobrar IVA u otro impuesto, este se sumará en la factura.

6.4 Lo que GroomApp no cobra. Los mensajes de WhatsApp los cobra Meta directamente al Negocio. Las comisiones de los pagos en línea las cobra Wompi al Negocio. GroomApp no responde por esos cobros.

6.5 Factura. El primer día de cada mes GroomApp genera el cobro del mes anterior: la suscripción (proporcional a los días desde que el Negocio empezó a pagar) más las tarifas por servicio. El Negocio la ve en Configuración → Facturación y GroomApp expedirá factura electrónica cuando esté obligado.

6.6 Forma de pago.

• Pago automático: si el Negocio registra una tarjeta, autoriza expresamente a GroomApp a cobrar a esa tarjeta, a través de Wompi, cada factura mensual y los reintentos necesarios si un cobro es rechazado, hasta que la factura quede pagada o el Negocio retire la autorización. El Negocio debe mantener la tarjeta vigente y con cupo. GroomApp no almacena los datos de la tarjeta.
• Transferencia: el Negocio debe pagar dentro de los 10 días calendario siguientes a la generación de la factura.

6.7 Objeciones. El Negocio puede objetar una factura por escrito dentro de los 10 días calendario siguientes a su generación, explicando el motivo. Si no la objeta en ese plazo, se entiende aceptada. La objeción no suspende el pago de la parte no objetada. Si GroomApp cobró de más, lo devuelve o lo abona a la siguiente factura.

6.8 Mora. Si una factura no se paga a tiempo, o si los cobros automáticos son rechazados:

• Se causan intereses de mora a la tasa máxima legal permitida (artículo 884 del Código de Comercio) sobre el saldo vencido.
• Tras 15 días calendario de mora y un aviso por correo con al menos 5 días de anticipación, GroomApp puede suspender el acceso al panel y al portal de reservas del Negocio hasta que pague la totalidad. La suspensión no extingue la deuda.
• Los gastos razonables de cobranza prejudicial y judicial, incluidos honorarios de abogado, corren por cuenta del Negocio en lo que la ley permita.
• Estos Términos, junto con la factura o el cobro aceptado, constituyen una obligación clara, expresa y exigible a cargo del Negocio.
• El Negocio autoriza a GroomApp a consultar y reportar su comportamiento de pago ante operadores de información financiera y crediticia, conforme a la Ley 1266 de 2008. Antes de un reporte negativo, GroomApp le avisará con al menos 20 días calendario de anticipación.

6.9 Cambios de precio. GroomApp avisará cualquier cambio de tarifas al menos 30 días antes de que aplique, y el cambio regirá desde el siguiente periodo de facturación. Si el Negocio no está de acuerdo, puede cancelar antes de esa fecha.

6.10 Sin reembolsos. Los pagos no son reembolsables, tampoco por fracciones de mes no usadas, salvo un error de facturación de GroomApp.

6.11 Verificación. GroomApp puede revisar los registros de la plataforma para verificar el número de servicios completados. Si encuentra servicios prestados que no se registraron como completados para evitar la tarifa, puede cobrarlos con sus intereses y terminar el contrato. Las citas de prueba solo pueden borrarse dentro de los límites que muestra el panel.

Los pagos en línea que hacen los clientes del Negocio se procesan con Wompi y llegan directamente a la cuenta Wompi del Negocio, bajo el contrato propio del Negocio con Wompi. GroomApp no recibe, retiene ni gira ese dinero y no es intermediario de pagos. El Negocio es el único responsable de los reembolsos, contracargos, reversiones de pago (artículo 51 de la Ley 1480), fraudes y fallas de Wompi. Las devoluciones que se inician desde el panel las ejecuta Wompi sobre la cuenta del Negocio.

• GroomApp se presta “tal como está” y “según disponibilidad”. Hacemos esfuerzos razonables para que funcione bien, pero no garantizamos que sea ininterrumpido ni libre de errores, ni resultados comerciales (más clientes, ventas o ingresos), ni una posición determinada en el directorio.
• GroomApp depende de proveedores (Supabase, Vercel, Meta, Wompi, Resend, operadores de internet). Sus fallas, interrupciones o cambios no son imputables a GroomApp.
• Los recordatorios y notificaciones (WhatsApp, correo, push) pueden fallar o llegar tarde. El Negocio debe confirmar por otros medios la información crítica para su operación.
• El Negocio debe exportar y conservar por su cuenta la información que la ley le obliga a guardar, como las historias clínicas. GroomApp no es su archivo legal.
• GroomApp aplica medidas de seguridad razonables, pero ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte datos del Negocio, le avisaremos sin demora injustificada y lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando la ley lo exija.
• Para dar soporte, corregir errores, investigar incidentes o cumplir la ley, el personal de GroomApp puede entrar al panel del Negocio con un acceso temporal que queda registrado. Ese acceso no permite firmar historias clínicas.

• GroomApp no responde por los servicios del Negocio, por los actos de sus clientes o personal, por la información que el Negocio registra, ni por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de clientes, de oportunidades o de reputación.
• La responsabilidad total de GroomApp frente al Negocio, por cualquier causa, se limita al valor que el Negocio le haya pagado efectivamente en los 3 meses anteriores al hecho que la origine.
• Ninguna parte responde por fuerza mayor o caso fortuito (artículo 64 del Código Civil), incluidos ataques informáticos pese a medidas razonables, fallas de proveedores o de internet y órdenes de autoridad.
• Estas limitaciones no aplican en casos de dolo o culpa grave.

Respecto de los datos de sus clientes y mascotas que trata para prestar sus servicios, el Negocio es responsable del tratamiento y GroomApp es su encargado (Ley 1581 de 2012). La cuenta global de cada cliente en GroomApp es tratada por GroomApp como responsable, según su Política de Privacidad.

El Negocio se obliga a:

• Tener su propia política de tratamiento de datos y atender las solicitudes de sus clientes.
• Usar los datos solo para atender a sus clientes, sin copiarlos ni explotarlos para otros fines, y registrar sus bases de datos ante la SIC si está obligado.

Como encargado, y conforme al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, GroomApp se obliga a: tratar los datos solo para prestar el servicio y según estos Términos; guardar confidencialidad; aplicar medidas de seguridad; no compartirlos salvo con sus proveedores tecnológicos (Supabase, Vercel, Meta, Wompi y Resend, que actúan como subencargados con servidores en Brasil y Estados Unidos, lo que el Negocio autoriza) o por orden de autoridad; apoyar al Negocio para atender las solicitudes de los titulares; y, al terminar el contrato, devolver o suprimir los datos según la sección 13.

GroomApp puede usar datos anonimizados y agregados para estadísticas y para mejorar el servicio. Nunca vende datos personales.

La plataforma, su código, diseño y marcas pertenecen a GroomApp. El Negocio recibe una licencia de uso limitada, no exclusiva e intransferible mientras dure el contrato. El Negocio conserva sus datos y contenidos, y autoriza a GroomApp a alojarlos y mostrarlos en la plataforma y el directorio, y a mencionar su nombre y logo como cliente de GroomApp (puede pedir que no lo hagamos). GroomApp puede usar libremente las sugerencias que el Negocio le haga.

Los clientes pueden calificar al Negocio. GroomApp no edita reseñas, pero puede retirar las ilegales, ofensivas o falsas, y no responde por las opiniones de los clientes. GroomApp decide qué negocios aparecen en el directorio y en qué orden, y puede ocultar un Negocio en cualquier momento.

• El contrato es mes a mes y sin permanencia. El Negocio puede cancelarlo en cualquier momento escribiéndonos; la cancelación surte efecto al final del mes en curso y el Negocio debe pagar lo causado hasta ese momento, incluidas las tarifas por servicio.
• GroomApp puede terminarlo sin causa avisando con 30 días de anticipación.
• GroomApp puede suspender o terminar de inmediato la cuenta por incumplimiento de estos Términos, fraude, actividad ilegal, indicios serios de maltrato animal o de riesgo para los clientes, mora de más de 30 días u orden de autoridad, y colaborar con las autoridades competentes.
• Dentro de los 30 días siguientes a la terminación, el Negocio puede pedir una exportación de sus datos. Después, GroomApp puede suprimirlos o anonimizarlos, salvo lo que deba conservar por ley (por ejemplo, registros contables) y las cuentas propias de los clientes.
• Las secciones sobre responsabilidad, indemnidad, cobros pendientes, datos y ley aplicable siguen vigentes después de la terminación.

GroomApp puede modificar estos Términos. Los cambios importantes se avisarán por correo o en el panel al menos 15 días antes de que apliquen, y podremos pedir que se acepten en el panel. Si el Negocio no está de acuerdo, puede cancelar antes de esa fecha; si sigue usando el servicio, los acepta.

• Las comunicaciones se envían al correo registrado por el Negocio o como aviso en su panel, y tienen plena validez.
• GroomApp puede ceder este contrato, avisando al Negocio, a una sociedad que constituya su operador o a quien adquiera la plataforma. El Negocio no puede cederlo sin autorización escrita.
• Las partes son independientes. Si una cláusula es inválida, las demás siguen vigentes. No ejercer un derecho no implica renunciar a él.
• Este contrato se rige por las leyes de Colombia. Las diferencias se intentarán resolver de forma directa durante 30 días; si no, las resolverán los jueces de Barranquilla.

Preguntas sobre estos Términos: escríbenos por correo.